Quem cuida da contabilidade de empresas já sabe: é preciso disponibilizar muito espaço para armazenar documentos. É fundamental ter absoluto controle de todas as informações e manter atualizado o histórico contábil, financeiro, trabalhista e fiscal, para garantir a saúde financeira de uma organização.
Pela lei, cada tipo de documento deve ser guardado por um tempo mínimo, que pode variar de cinco (como comprovantes de ponto e declarações de ajuste anual de Imposto de renda) a até 36 anos, como é o caso dos documentos referentes ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Essa obrigatoriedade cria um impasse no momento de alugar ou mesmo comprar um espaço para sediar uma empresa do ramo.
Vale mesmo a pena optar por uma sala mais cara e onerosa para acomodar pessoal, material de arquivo e todo o necessário para o funcionamento de um empreendimento? A solução pode estar no self storage, conceito que surgiu há quatro décadas nos Estados Unidos e consiste em um espaço formado por boxes individuais para acondicionar objetos e documento.
As estatísticas confirmam que o uso desses espaços pode ser uma boa saída. Nos últimos dois anos, a oferta do segmento cresceu 28,1%, segundo a Associação Brasileira de Self Storage (ASBRASS). No Rio de Janeiro, o número de unidades construídas também cresceu. Hoje, o município possui 12 opções de self storage em 11 bairros das zonas Norte, Sul, Leopoldina, Central e Oeste.
Ideal e mais barato
Descontente com o alto preço de aluguéis de imóveis comerciais, o contador Geraldo Paiva decidiu transferir parte das instalações da firma Paiva e Paiva Contadores Associados, da qual é sócio, para um escritório menor. “Os preços de locação estavam exorbitantes e eu não podia me dar ao luxo de pagar por uma sala maior apenas porque precisava guardar uma quantidade enorme de documentos.
Mudamos para um espaço menor e a Guarde Perto foi a solução que encontrei para guardar informes e vários tipos de comprovantes que somos obrigados a manter, por lei”, conta ele. Paiva destaca ainda a facilidade de operação que a Guarde Perto oferece: “o box que eu alugo fica na unidade Barra, bem em frente ao novo endereço do meu escritório de contabilidade.
Isso garante agilidade nos meus atendimentos. Caso eu necessite consultar algum dos documentos é só preciso atravessar a rua e posso resgatá-lo rapidamente”, afirma.
A RK2 Corretora de Seguros foi outra empresa que optou pelo uso de storage. De acordo com o responsável financeiro da corretora, Bruno Barreto, a Susep, órgão responsável pelo controle e fiscalização dos mercados de seguro, previdência privada aberta, capitalização e resseguros, determina que as vias físicas de todos os seguros sejam guardadas por um prazo mínimo de cinco anos. “É um volume muito grande material, bem difícil de manter dentro de um escritório. A Guarde Perto está sendo a solução ideal para nós”, declara.
Outra vantagem apontada por Barreto para o sucesso da empresa foi poder desfrutar do espaço de coworking que a Guarde Perto oferece: “Nós usávamos aquele ambiente todo equipado e climatizado para prospectar clientes e despachar. Diversas vezes realizamos reuniões ali. Posso dizer que se não fosse a Guarde Perto, hoje a RK2 não existiria”.
Segurança
Além de videomonitoramento 24 horas e seguro dos produtos guardados, o acesso a Guarde Perto é feito através de leitura biométrica, o que amplia a segurança do local.
Os boxes disponíveis na Guarde Perto têm entre 1m² e 15 m². No entanto, é possível unir as unidades, para ter espaços ainda maiores. O valor do aluguel é a partir de R$ 99,90 mensal (período mínimo), variando conforme tamanho e localização. A locação também pode ser semestral ou anual.
Atuando há quatro anos no Rio de Janeiro, a Guarde Perto tem cinco unidades em funcionamento: Botafogo, São Cristóvão, Centro e duas na Barra da Tijuca. Para 2019, a direção pretende abrir duas novas filiais e já estuda sua expansão para São Paulo.
FONTE: Revista Cobertura